Admissão certa começa antes do primeiro dia de trabalho

A cena é conhecida: o candidato foi aprovado, combinam que ele começa segunda, e a documentação "a gente resolve na semana". É aí que o problema nasce.

O que precisa estar pronto ANTES do primeiro dia

O exame admissional. É obrigatório e precisa ser feito antes do início das atividades. Funcionário que trabalha sem o atestado deixa a empresa exposta.

O registro e o envio ao eSocial. O ponto que importa: o funcionário precisa estar registrado antes de começar a trabalhar — não "no mês da contratação", nem "junto com a folha". Pelo manual do eSocial, na contratação comum o evento de admissão vai até o dia imediatamente anterior ao início da prestação dos serviços, ressalvadas as regras do registro preliminar (S-2190) e os prazos próprios de situações específicas, como transferência entre empresas e trabalho temporário. Esse prazo é o do registro, e não se conta a partir da data do exame admissional — o exame é uma obrigação à parte, que também precisa estar cumprida antes do primeiro dia.

O contrato assinado. Com função, salário, jornada e, se houver, o período de experiência escrito. Combinado só de boca vira a palavra de um contra a do outro.

Os documentos que evitam retrabalho

Documento de identidade e CPF, carteira de trabalho digital, comprovante de endereço, dados bancários, e — quando houver — certidão de nascimento dos filhos para salário-família e dependentes.

Uma linha do tempo que funciona

1. Decidiu contratar. Avisa a contabilidade e manda os documentos do candidato. Aqui é onde os três ou quatro dias de folga nascem.
2. Três dias antes de começar. Exame admissional agendado e feito; contrato redigido com função, salário, jornada e experiência.
3. Véspera. Contrato assinado e evento de admissão enviado ao eSocial. A partir daqui o vínculo existe para o governo.
4. Primeiro dia. A pessoa começa registrada, com exame em mãos e contrato assinado. Nada pendente.
5. Primeiro mês. A primeira folha sai com o funcionário já dentro dela, e o FGTS nasce certo desde o começo.

O contrato de experiência, que tem regra de prazo

É o instrumento certo para os primeiros meses, e ele tem limites escritos na CLT:

• No máximo 90 dias, somados. O artigo 445, parágrafo único, é direto: o contrato de experiência não pode exceder noventa dias.
• Uma única prorrogação. Pelo artigo 451, contrato por prazo determinado prorrogado mais de uma vez passa a valer sem determinação de prazo — ou seja, vira contrato comum, com todos os efeitos disso.

Na prática, o desenho que funciona é 45 + 45, ou 30 + 60. O que não funciona é prorrogar duas vezes, ou deixar passar do nonagésimo dia sem decidir nada: nos dois casos o contrato deixa de ser de experiência sem que ninguém tenha assinado nada.

O que a empresa precisa ter pronto antes do primeiro funcionário

Esta lista é do lado da empresa, não do candidato, e costuma ser a que atrasa a primeira contratação:

1. Certificado digital válido, que é o que assina os eventos do eSocial. Certificado vencido trava a admissão no dia.
2. A atividade registrada compatível com a função que se vai contratar.
3. Uma definição de jornada e a decisão sobre controle de ponto. O registro de entrada e saída — manual, mecânico ou eletrônico — é obrigatório para estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores, segundo o artigo 74, § 2º, da CLT, na redação que a Lei 13.874/2019 lhe deu. Abaixo disso não é exigido, o que não quer dizer que seja dispensável: sem registro, hora extra vira discussão de palavra contra palavra.
4. A conta de onde saem as guias, e alguém responsável por pagá-las nas datas.
5. A contabilidade avisada — que é a diferença entre uma admissão tranquila e uma corrida.

O que se decide na admissão e pesa o ano inteiro

A jornada. Define hora extra, intervalo e banco de horas.

A função. Define enquadramento sindical, piso e adicionais.

O período de experiência. Se não estiver escrito, não existe.

E quando a contratação não é de empregado

Vale dizer o que esta página não cobre. Estágio, jovem aprendiz e prestador de serviço pessoa jurídica seguem regras próprias, com documentos e obrigações diferentes das descritas aqui.

A confusão mais cara das três é a última. Contratar como PJ alguém que trabalha como empregado — com horário, subordinação, pessoalidade e habitualidade — costuma ser questionado, e o custo de perder essa discussão é maior que o de ter registrado desde o começo, porque vem somado a todo o período trabalhado. É uma decisão que vale conversar antes, e não depois.

Por que o atraso reaparece anos depois

Admissão registrada com atraso não é um problema que se resolve sozinho com o tempo — é um problema que fica guardado. Os dias trabalhados antes do registro não somam base de cálculo de FGTS, e essa falta permanece no extrato até a rescisão, quando o sistema recalcula o contrato inteiro e a diferença aparece de uma vez.

É a mesma mecânica que descrevemos no artigo sobre o FGTS Digital: o erro de admissão vira erro de FGTS, e o FGTS só é conferido de verdade na saída.

Uma regra que resolve quase tudo

Avise a contabilidade assim que decidir contratar — não no dia de começar. Com três ou quatro dias de antecedência, tudo acima cabe com folga. Sem eles, alguma coisa vai ficar para trás.

Se você está contratando o primeiro funcionário, vale conhecer a rotina inteira que começa aí: está descrita na página de departamento pessoal.