Tributos
Simples, Presumido ou Real: como o regime muda quanto você paga
Duas empresas do mesmo tamanho, no mesmo ramo, podem pagar valores muito diferentes de imposto. A diferença costuma estar no regime — e ele se revisa uma vez por ano. Com os limites, o Fator R e o que a reforma tributária já mudou.
Regime tributário é a régua que define como os seus impostos são calculados. Não é escolha de contador: é decisão de negócio, com efeito direto no caixa.
Antes dos três: os limites que definem quem pode o quê
A Lei Complementar 123/2006 separa as empresas por faturamento anual, e é essa separação que abre ou fecha as portas:
- MEI — até R$ 81.000 por ano. Escrevemos sobre o que acontece ao passar disso em O MEI que passou do limite.
- Microempresa (ME) — até R$ 360.000 por ano.
- Empresa de pequeno porte (EPP) — acima de R$ 360 mil e até R$ 4.800.000 por ano.
ME e EPP são as que podem optar pelo Simples Nacional — e "podem" não quer dizer "devem". Acima de R$ 4,8 milhões, o Simples deixa de ser uma opção e a escolha passa a ser entre Presumido e Real.
Simples Nacional
Reúne vários tributos numa guia só, com alíquota que sobe conforme o faturamento e varia por anexo.
Costuma pesar a favor de: empresa com faturamento menor, folha relevante e operação simples. Cuidado: nem sempre é o mais barato — em alguns anexos e faixas, ele perde para o Presumido.
O Fator R, que decide a conta de muita empresa de serviço
Para várias atividades de serviço, o Simples não tem uma alíquota só: ela depende de quanto a empresa gasta com gente. A conta chama-se Fator R e é a razão entre a folha de salários e a receita bruta, ambas dos doze meses anteriores.
A linha de corte é 28%. Folha igual ou acima de 28% do faturamento leva a atividade para um anexo mais barato; abaixo disso, para um mais caro. Está no artigo 18 da Lei Complementar 123/2006, nos parágrafos incluídos pela Lei Complementar 155/2016.
O que isso significa na prática: duas empresas de serviço com o mesmo faturamento pagam impostos diferentes porque uma registra funcionário e a outra não. E há casos em que registrar pró-labore ou contratar sai mais barato do que não contratar, porque a economia de imposto compensa parte do custo. Essa conta não se faz de cabeça — mas quem nunca a fez provavelmente está do lado caro dela.
Lucro Presumido
A Receita presume uma margem de lucro sobre o faturamento e cobra sobre ela, independentemente do lucro real.
Costuma pesar a favor de: empresa com margem maior que a presumida — porque paga sobre a margem presumida, não sobre o que ganhou de fato. Cuidado: se a margem real for menor, você paga imposto sobre lucro que não teve.
Lucro Real
O imposto incide sobre o lucro efetivamente apurado, com toda a contabilidade abrindo receitas e despesas.
Costuma pesar a favor de: empresa com margem apertada, prejuízo ou muitas despesas dedutíveis. É obrigatório acima de certo faturamento e para algumas atividades.
A conta que quase ninguém faz: o regime se compara com número, não com opinião. Com o faturamento, a folha e a margem dos últimos 12 meses, dá para simular os três e ver a diferença em reais. Muita empresa descobre que está no regime errado há anos.
Um exemplo de como a diferença aparece
Uma empresa de serviço fatura R$ 30.000 por mês, R$ 360.000 no ano. Ela tem dois caminhos possíveis no Simples, conforme o Fator R:
- Sem folha relevante — a atividade cai no anexo mais caro, e a alíquota efetiva sobe.
- Com folha a partir de 28% do faturamento, ou seja, cerca de R$ 8.400 por mês entre salários, pró-labore e encargos — a mesma atividade migra para o anexo mais barato.
A diferença entre os dois anexos, nessa faixa de faturamento, costuma ser de vários pontos percentuais sobre o faturamento inteiro do ano. Em cima de R$ 360.000, cada ponto percentual são R$ 3.600. É por isso que a conta merece ser feita com os seus números, e não com a média de ninguém.
O que é preciso para fazer a simulação
Menos do que parece. Com quatro informações dá para comparar os três regimes com razoável precisão: o faturamento dos últimos doze meses, a folha de pagamento do mesmo período incluindo pró-labore, a margem real do negócio e a atividade registrada no CNPJ.
Todas as quatro já estão na contabilidade de quem tem contabilidade em dia. É por isso que a revisão anual não deveria ser um projeto — deveria ser uma conversa de trinta minutos, uma vez por ano.
Quando dá para mudar
A opção pelo regime é feita no começo do ano e vale para o exercício inteiro. Ou seja: quem descobre em julho que está no regime errado paga a diferença até dezembro. Por isso a revisão é de janeiro, e a conversa é de novembro.
E a reforma tributária muda isso?
Muda, e ao longo de vários anos. 2026 é o ano de teste: os documentos fiscais eletrônicos já precisam destacar os dois novos tributos sobre consumo, a CBS e o IBS, e — conforme as orientações publicadas pela Receita Federal — quem emite observando as normas vigentes fica dispensado de recolhê-los neste período.
Ou seja: a conta de 2026 ainda é a conta de sempre. O que já mudou é a exigência de emitir a nota corretamente, com os campos novos preenchidos. A escolha de regime deste ano continua se decidindo pelas regras acima; o que a reforma pede agora é sistema atualizado e cadastro em ordem.
Quais são os limites de faturamento de cada porte?
MEI até R$ 81.000 por ano; microempresa até R$ 360.000; empresa de pequeno porte acima de R$ 360 mil e até R$ 4.800.000. ME e EPP são as que podem optar pelo Simples Nacional. Acima de R$ 4,8 milhões a escolha fica entre Lucro Presumido e Lucro Real.
O que é o Fator R?
É a razão entre a folha de salários e a receita bruta dos doze meses anteriores, usada em várias atividades de serviço para definir em qual anexo do Simples a empresa é tributada. A linha de corte é 28%: folha igual ou acima disso leva a atividade para um anexo mais barato.
O Simples é sempre o regime mais barato?
Não. Em alguns anexos e faixas ele perde para o Lucro Presumido, principalmente em empresas de serviço com folha pequena. A única forma de saber é simular os três regimes com os seus números de faturamento, margem e folha.
Quando posso mudar de regime?
A opção é feita no começo do ano e vale para o exercício inteiro. Quem descobre em julho que está no regime errado paga a diferença até dezembro — por isso a conversa acontece em novembro e a revisão em janeiro.
A reforma tributária muda a escolha de regime em 2026?
Não a escolha deste ano. 2026 é ano de teste: os documentos fiscais eletrônicos já precisam destacar CBS e IBS e, conforme as orientações da Receita Federal, quem emite observando as normas fica dispensado de recolher esses tributos no período. O que a reforma exige agora é sistema de emissão atualizado e cadastros em ordem.
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Calculadora do Simples Nacional
Informe o faturamento dos últimos doze meses e o anexo, e veja a alíquota efetiva — que quase nunca é a alíquota da tabela.
Calculadora de Lucro Presumido e Real
Compare os dois regimes com o seu faturamento e a sua margem, e veja onde a conta muda de lado.