Fiscal
Por que guardar o XML da nota fiscal, e não só o PDF
O PDF é a foto da nota. O XML é a nota. Numa fiscalização, quem só tem o PDF não tem nada — e essa diferença custa caro.
Quase todo empresário guarda o DANFE — aquele papel ou PDF que chega junto com a mercadoria. E acha que está resolvido. Não está.
A diferença, sem rodeio
O DANFE é a representação da nota. O XML é a nota. É no arquivo XML que estão a assinatura digital, a autorização de uso emitida pela SEFAZ e todos os dados fiscais da operação.
Numa fiscalização, o que tem validade é o XML. O PDF, sozinho, é uma imagem — pode ser reimpresso, alterado, e não prova nada.
Por quanto tempo guardar
A regra prática é cinco anos, contados a partir do exercício seguinte ao da operação. E o prazo vale para as notas que você emite e para as que você recebe.
O caso que mais dói: o crédito perdido
Empresa que apura por regimes com direito a crédito precisa do XML da nota de entrada para se creditar. Sem o XML, o crédito não se sustenta. É dinheiro que a empresa tinha direito de abater e não abateu — e ninguém percebe, porque não aparece como prejuízo em lugar nenhum.
Como organizar sem virar um problema
1. Baixe o XML junto com o DANFE. Todo emissor entrega os dois; a maioria das pessoas só salva um.
2. Guarde por mês e por tipo — entrada e saída separadas. Pasta bagunçada é o mesmo que arquivo perdido.
3. Faça uma cópia fora do computador. HD que queima leva cinco anos de nota junto.
4. Mande para a contabilidade. É o que permite conferir se tudo o que foi emitido contra o seu CNPJ é realmente seu.
Ficou com dúvida sobre o seu caso? Fale com quem cuida da sua contabilidade.
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