Troca de contador
Como trocar de contador na Receita Federal e nos demais acessos
São duas coisas diferentes, e confundi-las atrasa a migração: os registros formais — o cadastro do CNPJ e o do Conselho — e os acessos, em quatro sistemas. Os primeiros quem faz é o contador; os segundos, você. E a ordem dos acessos é o que evita ficar sem emitir nota.
A pergunta costuma vir assim: "onde eu aviso o governo que troquei de contador?". Ela tem duas respostas, e é por isso que confunde.
Sim, existe um registro formal a atualizar — dois, na verdade. E existem, além deles, os acessos, que são coisa diferente. Os registros formais quem providencia é o escritório contábil; os acessos são concedidos e cancelados por você. Vamos aos dois grupos.
Os registros formais — quem faz é o contador
No cadastro do CNPJ. O cadastro da sua empresa na Receita Federal tem, sim, um campo com o contabilista responsável. Ele é atualizado por meio de um DBE — Documento Básico de Entrada, no evento 232, "alteração do contabilista ou da empresa de contabilidade". Existem ainda o evento 233, de exclusão, e o 224, para o responsável perante o Conselho.
No Conselho Regional de Contabilidade. A troca de responsável técnico é formalizada pelo TTRT — Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica, que identifica quem sai, quem entra e a situação dos serviços em andamento. A exigência varia de estado para estado. Em Mato Grosso do Sul ele é obrigatório e feito de forma eletrônica, por decisão do CRC-MS de 2022.
Você não precisa cuidar de nenhum dos dois. São providências entre profissionais, e um escritório que assume a sua empresa já sabe fazê-las. Vale saber que existem por um motivo prático: se alguém disser que a troca não pode ser feita porque "falta um documento no Conselho", agora você sabe do que se trata — e sabe que é um formulário, não um impedimento.
Os acessos — quem concede é você
Esta é a parte que depende da empresa, e é onde a migração dá errado quando dá. O escritório trabalha usando acessos que você concede, em quatro lugares diferentes.
1 · Receita Federal — a autorização de acesso
É o acesso principal, e mudou de nome recentemente: o que se chamava procuração eletrônica do e-CAC hoje aparece como autorização de acesso, no Portal de Serviços da Receita Federal.
Quem concede e quem cancela é a própria empresa, entrando com a conta gov.br do responsável ou com o certificado digital. Não depende do escritório antigo, e não depende do novo.
São duas ações, nesta ordem:
- Conceder a autorização ao escritório novo, com os serviços que ele precisa acessar.
- Cancelar a autorização do escritório antigo — depois que o novo já estiver com acesso.
Conceder antes de cancelar não é detalhe. Se você cancela primeiro e o novo escritório ainda não tem acesso, existe uma janela em que ninguém consegue entregar nada em nome da sua empresa. Se ela cair em cima de um vencimento, o atraso é seu.
2 · O certificado digital
Não é uma autorização, é a chave: quem tem o certificado e a senha assina pela empresa. Ele é seu, e deve estar em suas mãos ao fim da troca.
Se o certificado ficou com o escritório antigo, ou se a senha se perdeu, o caminho é emitir um novo — o que não depende de ninguém. E, tendo havido conflito na saída, vale emitir outro por segurança, mesmo que o antigo tenha sido devolvido. Está detalhado em certificado digital.
3 · eSocial e FGTS, se você tem funcionário
Os eventos trabalhistas são enviados com o certificado da empresa ou por procuração própria daquele ambiente. Confira as autorizações ativas e ajuste-as junto com as da Receita.
Cuidado com o calendário aqui: a folha tem prazo próprio, e o FGTS depende do fechamento dela. Se a troca acontece perto do fim do mês, combine explicitamente com os dois escritórios quem fecha a folha daquele mês. É a lacuna mais comum de toda migração com funcionário.
4 · Prefeitura e estado
São os que mais variam, porque cada município e cada estado tem o seu sistema. Em geral:
- Prefeitura: acesso ao sistema de emissão de nota de serviço e às obrigações municipais. Muitas prefeituras usam login e senha próprios da empresa — nesse caso, troque a senha em vez de apenas conceder novo acesso.
- Secretaria estadual: relevante para quem trabalha com mercadoria. Costuma envolver credenciamento e acesso ao domicílio tributário eletrônico.
5 · O sistema de emissão de nota
Não é órgão público, e é o esquecido da lista. Se o escritório antigo emitia notas por um sistema, alguém de lá ainda tem acesso a ele. Troque a senha e revise os usuários cadastrados.
A ordem que evita a lacuna
- Levante a situação da empresa — antes de mexer em qualquer acesso.
- Comunique a saída por escrito ao escritório atual, respeitando o prazo do contrato.
- Garanta o certificado digital em suas mãos, ou emita um novo.
- Conceda os acessos ao escritório novo, em todos os ambientes.
- Confirme que ele consegue acessar de fato — peça que ele teste antes do passo seguinte.
- Cancele os acessos antigos e troque as senhas dos sistemas de login próprio.
O passo 5 é o que quase todo mundo pula, e é o que transforma uma migração tranquila numa semana ruim. Acesso concedido não é acesso funcionando — só o teste prova.
Perguntas frequentes
Preciso avisar a Receita Federal que troquei de contador?
Sim, e são duas providências diferentes. O cadastro do CNPJ tem o campo do contabilista responsável, atualizado por DBE no evento 232 — quem faz é o escritório contábil. Separadamente, existe a autorização de acesso, antes chamada de procuração eletrônica do e-CAC, que é concedida e cancelada pela própria empresa no Portal de Serviços da Receita Federal, com conta gov.br ou certificado digital.
Devo cancelar o acesso do antigo antes ou depois?
Depois. Conceda primeiro ao novo escritório, confirme que ele consegue acessar, e só então cancele o antigo. Cancelar primeiro cria uma janela em que ninguém pode entregar nada em nome da empresa.
O escritório antigo continua vendo meus dados depois da saída?
Continua, enquanto a autorização de acesso estiver ativa — por isso o cancelamento é uma etapa da troca, e não uma formalidade posterior. O mesmo vale para sistemas com login e senha próprios, em que a providência é trocar a senha.
Quem fecha a folha do mês em que a troca acontece?
É a combinação mais importante da migração para quem tem funcionário, e precisa ser explícita entre os dois escritórios. A folha tem prazo próprio e o FGTS depende do fechamento dela, então uma dúvida sobre "de quem era aquele mês" vira recolhimento em atraso.
Quer que a troca de acessos seja conduzida sem lacuna?
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