Troca de contador
Documentos para trocar de contador: a lista item por item, e onde recuperar cada um
Mais útil que a lista é saber por que cada item importa e o que fazer quando ele não vem. Quase tudo aqui tem um caminho de recuperação que não depende do escritório anterior.
Toda lista de documentos para troca de contador que circula por aí é parecida. O que quase nenhuma diz é a parte que resolve o seu problema real: para que serve cada item, e o que fazer se ele não chegar.
Comece por um ponto que muda a postura: estes documentos são da empresa. O escritório é depositário — ele guarda para trabalhar. Guardar uma cópia com você, e não apenas repassar ao próximo escritório, é o que evita depender de terceiros na próxima vez.
1 · Constituição da empresa
O que é: contrato social e todas as alterações, cartão CNPJ, inscrição estadual e municipal, alvará.
Para que serve: é a identidade da empresa. Sem ele o novo escritório não consegue nem confirmar quem administra e o que a empresa está autorizada a fazer.
Se não vier: é o item mais fácil de recuperar. O contrato social e as alterações ficam registrados na Junta Comercial do estado e podem ser solicitados por qualquer sócio. O cartão CNPJ sai na hora no site da Receita.
2 · Certificado digital, e a senha
O que é: o arquivo ou a mídia física, mais a senha de uso.
Para que serve: é a assinatura da empresa. Sem ele não se emite nota, não se entrega obrigação e não se acessa nada.
Se não vier: emita um novo — não depende de ninguém. É o primeiro passo de qualquer troca conturbada. Detalhes em certificado digital.
A senha do certificado não é recuperável. Ela não fica guardada com quem emitiu. Se ninguém sabe qual é, o caminho é emitir outro, com custo novo — e vale anotá-la em lugar seguro no mesmo dia.
3 · Escrituração contábil, balanços e balancetes
O que é: os livros contábeis e os balanços dos últimos exercícios.
Para que serve: é o que sustenta crédito bancário, participação em licitação e a distribuição de lucro sem tributação indevida.
Se não vier: é o item mais difícil, e o único que costuma precisar de reconstrução. Parte dos dados existe nas declarações entregues e pode ser refeita a partir de extratos e notas — dá trabalho e tem custo, e é possível.
4 · Notas fiscais e os arquivos XML
O que é: as notas emitidas e as recebidas, com os XMLs — não só os PDFs.
Para que serve: o XML é o documento com valor fiscal; o PDF é a representação. Em regimes com direito a crédito, é o XML de entrada que sustenta o crédito.
Se não vier: recuperável pelos ambientes oficiais com o certificado digital, e junto aos emitentes, que têm a mesma obrigação de guarda. O assunto está detalhado em por que guardar o XML.
5 · Declarações entregues e os recibos
O que é: as obrigações dos últimos cinco anos, com os comprovantes de entrega.
Para que serve: o recibo é a prova de que a obrigação foi cumprida. É o que responde uma cobrança indevida anos depois.
Se não vier: consultável nos ambientes da Receita com o certificado digital. E aqui vale um alerta: ao conferir, você descobre também o que não foi entregue — que é justamente o que o escritório anterior tende a não mencionar.
6 · Guias pagas e comprovantes
O que é: impostos, INSS e FGTS recolhidos, com os comprovantes.
Para que serve: prova de pagamento. Guia emitida não é guia paga, e a diferença entre as duas é o problema mais comum que aparece na conferência.
Se não vier: os pagamentos ficam registrados nos sistemas dos órgãos e no extrato bancário da empresa.
7 · Folha de pagamento e eSocial
O que é: fichas de registro, folhas mensais, férias, afastamentos, rescisões e os eventos enviados ao eSocial.
Para que serve: é o histórico de cada funcionário, e é ele que fecha ou não fecha na rescisão.
Se não vier: os eventos enviados ficam no eSocial e são consultáveis. O que não se recupera são os papéis internos assinados — recibos, avisos de férias, atestados.
8 · Parcelamentos em andamento
O que é: número, saldo, quantidade de parcelas e vencimento.
Para que serve: parcelamento esquecido é parcelamento rompido, e romper faz o valor cheio voltar de uma vez.
Se não vier: consultável nos ambientes da Receita e da Procuradoria com o certificado digital. Confira sempre — é o item que mais aparece como surpresa na primeira conferência.
Por que cinco anos: é o prazo em que o Fisco ainda pode rever o que foi declarado. Na prática, a empresa carrega sempre seis anos-calendário de arquivo — o corrente e os cinco anteriores. Documento de dois anos atrás não é papel velho; é a sua defesa.
Como organizar o que chegar
- Por ano e por tipo. Uma pasta por ano-calendário, e dentro dela fiscal, contábil e pessoal. Pasta única é o mesmo que arquivo perdido.
- Cópia fora do computador. Nuvem ou disco externo. Cinco anos de arquivo cabem em muito pouco espaço; reconstruir não cabe em orçamento nenhum.
- Uma cópia com você, além da do escritório. Dois lugares, o mesmo conteúdo. É o que garante que a próxima troca — se houver — comece de outro patamar.
Se o escritório anterior não está entregando, o caminho formal está em o contador não devolve os meus documentos. E o processo completo da migração está em trocar de contador.
Perguntas frequentes
De quantos anos preciso guardar documentos?
Cinco anos, contados a partir do exercício seguinte ao da operação — é o prazo em que o Fisco ainda pode rever o que foi declarado. Na prática a empresa mantém sempre seis anos-calendário: o corrente e os cinco anteriores.
Qual item é o mais difícil de recuperar?
A escrituração contábil e os balanços. Quase todo o resto está registrado em sistemas públicos e é acessível com o certificado digital da empresa. A escrituração pode ser reconstruída a partir de declarações, extratos e notas, mas dá trabalho e tem custo.
O PDF da nota basta, ou preciso do XML?
Precisa do XML. O PDF é apenas a representação para leitura; o arquivo XML é o documento com valor fiscal, e é ele que sustenta o crédito de imposto nos regimes que dão direito a crédito.
Devo pedir os documentos antes ou depois de comunicar a saída?
O levantamento da situação vem antes, e ele você faz sozinho com o certificado digital. O pedido formal dos documentos vem depois do comunicado de saída, que é o que marca a data de encerramento e dispara a obrigação de transferência.
Quer a lista conferida contra o que a sua empresa realmente tem?
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